….Треба да има правила !
А не дека немало некогаш на хартија, тие само понекогаш (малце) не се почитувале :)
Здружението МААМ (Македонска Асоцијација на Агенции за Маркетинг) со намера да ги “среди“ односите на агенциите меѓу себе, со околината и со огласувачите, а со цел да ја развива и унапредува професијата, пред десетина години публикуваше еден прекрасен КОДЕКС во кои се пропишаа некои стандарди на професијата и правила поврзани со тендерските постапки на кои тогаш се обврзаа речиси сите членки на асоцијацијата.
Во целата каша-попара со последните тендери за маркетинг и ПР на кои сме сведоци изминатиов период, добро е да ги потсетиме агенциите и пред се огласувачите како треба да изгледа една тендерска постапка.
Начелата на МААМ за спроведување на тендер
Цел на овие 12 начела е оптимизирање на квалитетот на одзивот на агенциите и извесноста дека огласувачот ќе го избере идеалниот партнер за нов, долгорочен однос.
1. Подготовка на подлогата
Огласувачот треба да подготви рамка за своите цели, потоа да ја анализира улогата на огласување и другите функции на пазарното комуницирање во својот маркетиншки микс.
Огласувачот треба да ја дефинира улогата која ја очекува од агенцијата и да разгледа каква врста на агенција има намера да ангажира, пред се во зависност од својот буџет, локацијата и нивната специјализација, потоа да процени дали всушност му треба фул-сервис агенција, медиа агенција или агенција за истражување на пазарот.
Исправно е огласувачот да побара листа на наградувани агенции на релевантни натпревари, а не само за креативни достигнувања, како и за делотворност на некоја претходна рекламна кампања; потоа да ги провери написите во медиумите кои ја следат огласувачкта индустрија. Огласувачот може да побара “кредибилитет” од агенцијата која му се вклопува во критериумите. Огласувачот треба причините за тендерот да и ги објасни на својата постоечка агенција, а може и да ја вклучи во тендерот.
2. Повик за најмногу 3 (три) агенции
Кога огласувачот ќе ја усогласи листата, треба да ја сведе на најмногу три кандидати, а 4 само ако ја повикува и агенцијата со која веќе работи.
Кандидираните агенции треба да дознаат колку агенции огласувачот повикал и дали е повикана и агенцијата со која веќе работи. Огласувачот треба писмено да потврди дека процедурата на тендери и листата на агенциите ќе ги третира како доверлива информација.
3. Оценка на одговорите кои огласувачот ги очекува за донесување одлука и подготвка на бриф
Огласувачот треба да напише кратка, но целосна задача (бриф) за агенциите, вклучувајќи ги целите на кампањата и рамковниот буџет, земајќи ги во предвид пресудните фактори за процесот на завршната селекција. Огласувачот треба да ги одреди и да ги информира агенциите за клучните критериуми врз основа на кои ќе го донесе својот суд.
Во брифот мора да стои јасно дали огласувачот бара стратешки предлози, некои креативни концепти или очекува целосни креативни предлози. Во тој поглед, сите агенции кои учествуваат на тендерот треба да ги почитуваат желбите на клиентот. Огласувачот треба стриктно да одреди каков вид на услуа очекува од победничката агенција, да наведе предлог-модел за надоместок и детални договорни услови, а потоа приближно да одреди време на траење на презентацијата.
4. Време потребно за одговор
Огласувачот треба да подготви цврст временски распоред на процедурата за тендер и да се потруди сите агенции да бидат третирани еднакво. Огласувачот треба на агенциите да им даде доволно време за подготовка помеѓу брифот и презентацијата. Најмалку четири недели се смета за сосема доволен период за подготовка на целосна креативна презентација.
5. Непристрасност и обврзаност во финансиската потпора
Огласувачот треба однапред да ги одреди финансиските услови на тендерот и да одреди висина на обештетување на агенциите кои учествуваат во натпреварот. На сите агенции мора да им се понудат еднакви (исти) услови, вклучувајќи ја и онаа агенција со која веќе работи, доколку истата е вклучена во тендерот. Главна цел е мотивирање на агенциите, а агенциите не би требало да очекуваат заработка во натпреварувачкиот процес.
6. Пазарни податоци вклучувајќи и толкувања
Огласувачот треба да ја сфати сериозноста на улогата на агенцискиот кадар и да обезбеди сите кои одлучуваат од страна на огласувачот да бидат еднакво информирани и, се разбира, да присуствуваат на завршната презентација. На почетокот на презентацијата огласувачот траба да им објасни на кадрите од агенциите за функцијата и улогата на оние кои ќе присуствуваат на презентацијата од страна на огласувачот. Огласувачот треба да утврди објективен систем на оценување за секоја презентација и да осигура дека во агенцискиот тим учествуваат оние лица кои навистина ќе работат на таа задача. Огласувачот треба да предвиди доволно време, а во сложени ситуации и до два дена, за сите учесници да можат да поставуваат прашања и да дискутираат за презентациите.
7. Деловна дисциплина пред донесувањето на одлуката
Пред објавувањето на победникот, огласувачот треба да ја разработи деловната страна на идното партнерство, на пример, да изработи нацрт-договор во облик на надоместок на агенцијата, начинот на идната соработка и распоред на следните чекори.
8. Брзина и точност во информирањето
По презентациите изведени во што пократок рок, а идеално е во период од недела дена, огласувачот треба да одлучи за победничката агенција. Во случај на тестирање на креативниот материјал, овој период може да биде и подолг, но сите агенции мора за тоа да бидат известени.
Огласувачот треба да востанови цврста процедура на известување на победничката агенција и на оние помалку успешните, а тоа да го направи истовремено. За својата одлука огласувачот може веднаш да испрати известување до стручниот печат.
9. Почитување на условите за копирајт
Креативните концепти кои агенциите ги презентирале, според пропозициите за тендер, остануваат во сопственост на агенциите. Доколку огласувачот е заинтересиран за некои идеи на неизбраните агенции, огласувачот и агенцијата треба да започнат преговори за откуп на правата за користење. Само платен материјал може да биде задржан. Правата за користење на материјалот кој го презентирала победничката агенција, обично се утврдуваат со конечен договор помеѓу клиентот и агенцијата.
10. Однос кон неуспешните агенции
По презентацијата , огласувачот треба да понуди пристојно образложение за причините за неприфаќање на неуспешната агенција/агенции. Неизбраните агенции мора да го вратат целиот доверив материјал и информациите добиени од огласувачот. На барање, огласувачот мора да и го врати презентираниот материјал на неуспешната агенција.
Огласувачот треба да го почитува договорот со својата “стара” агенција, главно во врска со отказниот рок и со плаќањето на ненаплатените нарачки. Огласувачот треба да се погрижи агенцијата со која досега рабоотел во потполност да соработува со новоизбраната агенција на примопредавањето на материјалите кои му припаѓаат на огласувачот во согласност со договорот, без оглед дали материјалите му се враќаат на огласувачот или се предаваат на новата агенција.
11. Прифаќањето на новата агенција
Огласувачот треба на победничката агенција да и ги објасни причините кои го довеле до позитивна одлука во врска со почетокот на долгорочна и обострано корисна деловна соработка.
12. Обештетување на агенциите кои учествувале во натпреварот
Оние агенции кои настапиле пред огласувачот/нарачателот со конкретно изработен проект, со предлог стратегија и креативно решение, во чија изработка ги употребиле ресурсите на своите агенции, а кои подоцна не биле избрани од нарачателот, треба да бидат обештетени според Правилникот за учество на Агенциите на тендери, донесен од МААМ во 2002 година.
