Пишува: Томица Орешковиќ, директор на агенцијата Lokomotivа
Од понеделникот, повеќето вработени во агенцијата I&F Grupа, како и нашите клиенти и партнери, се најдоа во ситуација која веројатно не се случила претходно. Почнавме да работиме од дома. Причината е поинаква отколку што можеше да замисли секој од нас.
Со работа од дома првпат се запознав во Велика Британија во 2008 година додека работев во авио- индустријата. Ќе ги споделам со вас моите искуства и она што го научив.
Работата од дома е различна од работењето во канцеларија, често е порелаксирачка, ни овозможува полесно да се фокусираме на конкретни задачи, блиску сме до семејството, работиме во средина која сами сме ја направиле, дизајнирале и уредиле. Веројатно е дека работењето од дома ќе биде пријатно искуство за нас, но и за нашите клиенти.
Во продолжение следи осврт на неколку аспекти од работата од дома на кои треба да се обрати внимание, со цел ова искуство за биде позитивно за сите нас.
Комуникација
Првата работа која што сигурно ќе ја забележите во текот на овие први денови на работа од дома е дека комуникацијата е различна. Она што го сметаме здраво за готово веќе не е можно. Го нема колегата од соседната маса со кој можете да се консултирате, не можете преку рамо да ги погледнете колегите на масата зад вас и заедно да одговорите на мејлот на клиентот, не можете да се консултирате со тимот во Мекензи или да разговарате за „работите“ во лифтот. За нас во Локомотива, фактот што веќе нема табли на sидовите околу нас на кои се исцртани дијаграми, шеми и заклучоци од состанокот од минатата недела, е голем предизвик. Сето тоа исчезна преку ноќ.
Обезбедувањето ефикасен проток на информации е еден од најголемите предизвици за оддалечените тимови. Работата од дома брзо нè учи дека комуникацијата е еден од клучните предуслови за успех на речиси секој проект. И оние кои отсекогаш мислеле дека можат сами да направат сè, многу брзо сфаќаат колку секојдневно добивале и споделувале информации со своите колеги, дури и без да бидат свесни за тоа и дека ова споделување на информации „во живо“, значително го подобрило квалитетот на нивната работа, а со тоа и задоволството од сработеното.
За повеќето читатели на овој текст, првата мисла на тема комуникација би била дека е потребна доволно добра алатка и дека комуникацијата непречено ќе продолжи. Погрешно. Иако соодветната алатка може да помогне во воспоставување и олеснување на комуникацијата, ефикасната комуникација пред сè бара добра организација. Кој, со кого, кога и зошто комуницира е исто толку важно како и што се комуницира, а сè заедно е далеку поважно од техниката или алатките што се користат за реализација на таа комуникација.
Еве неколку совети кои ќе ви помогнат да ја направите вашата комуникација полесна и да ја прилагодите на условите:
- Договорете се со тимот периодично, најмалку еднаш неделно, да имате состанок организиран како видео конференција, на кој ќе се разговара за тоа што ќе се работи следната недела – направете неделен план. Дајте си време на почетокот, не грижете се доколку овие состаноци првично траат неколку часа, тие ќе станат пократки и поефикасни со текот на времето. Проценете што може да се направи и усогласете го планот со можностите.
- Проценката на времето не е нешто што го правиме интуитивно. Расчленете ја секоја задача и чекор на делови или фази, споредете ја со нешто слично што веќе сте го сработале, замолете ги колегите да ви помогнат во проценката и комуницирајте – јасно и гласно дискутирајте за проценките. На тој начин, вие ја преземате одговорноста да направите онолку колку што можете, не толку колку што некој смета дека треба. И настојувајте да го исполнете она што е ветено и договорено.
- Еднаш дневно, обично на почетокот на работниот ден, сумирајте со тимот што направивте секој од вас претходниот ден и што треба да направите тој ден. Ова ви овозможува како тим да ги координирате активностите и да го минимизирате чекањето – „за да заврши колегата“.
- Користете видео конференции секогаш кога можете и не се срамете да вклучите камера. Не е важно дали во тој момент седите во кујната.
- I&F Grupa има силна инфраструктура за видео повици на Skype, но можете да испробате и други алатки. Секој тим може да најде и користи нешто што подобро му одговара. Многу популарна бесплатна алатка (со ограничувања за поголеми тимови) е Zoom.us
- Користете виртуелни табли за цртање, каде што можете визуелно да комуницирате идеи. Тоа е особено корисно за состаноци каде што ги конципирате решенијата, а можете да користите дури и сложени алатки за онлајн колаборација во реално време како miro.com
- Договорете се со тимот и за апликација за разговор која што ќе ја користат сите. Slack е многу популарен веќе неколку години, но ниту Microsoft Teams не заостанува. И тука важи, искористете го она што најмногу му одговара на целиот тим.
- Кога се определувате за една од алатките за работа / комуникација, пред да закажете термин за состанок или договор за прв пат, тестирајте како функционира алатката за да го направите состанокот поефикасен, односно да се осигурате дека сите учесници се чувствуваат удобно користејќи ја предложената алатка.
- Исклучете се од сите канали за комуникација кога навистина мора да се сконцентрирате. Секогаш постои можност колегите да ве контактираат преку мејл, кој е многу помалку инвазивен канал на комуникација отколку четот, видео и телефонските повици.
- Бидете јасни и очекувајте јасност од другите. И на состаноците во живо, учесниците честопати имаат различни сфаќања за тоа што е кажано и договорено. Не се срамете да прашувате и да барате дополнителни појаснувања.
- Кога врската не е најдобра, клучен заклучок или информација може да се пропушти. Слободно прашајте ги колегите да го повторат она што не сте го слушнале. Се разбира, и вие имајте трпеливост кон колегите кои не ве слушнале, затоа трпеливо повторете го она што го пропуштиле.
Мали тимови
Менаџирање на процесот и управувањето со луѓето од дома е исто така предизвик, особено за компаниите кои немале време да се подготват за таква транзиција на организиран начин.
Универзално решение за овој проблем е да се организираат што е можно помали тимови, идеално, тимови што претставуваат мали и флексибилни функционални единици. Тим од тројца луѓе полесно ќе комуницираат меѓусебно, како и ќе изберат алатки за комуникација и термини за состаноци, отколку тим од 20 лица. Со самото тоа, и полесно ќе ги делат задачите, ќе договорат заеднички пристап кон даден проблем, ќе координираат активности за да се направи работниот процес поефикасен – чекањето на колегата да заврши нешто е една од значајните причини за неефикасност во организациите.
Од гледна точка на менаџер, многу е полесно да се управува со организација составена од шест тима со по три члена, отколку еден тим составен од 18 членови. Тимот од 18 членови, во пракса, се сведува на 18 тимови од по еден член.
Ергономија
Ако веќе не сте забележале, тогаш веројатно наскоро ќе забележите дека иако работата од дома е генерално удобна, седењето дома е потешко и понепријатно отколку да седите во канцеларија. Причината е едноставна. Голем дел од нас дома има мебел што не е направен за работа. Оние што имаат соодветно биро и соодветно работно / канцелариско столче, имаат можност да создадат ергономско, удобно и здраво работно опкружување. Но, оние кои го немаат тоа и работат на стилска столица за трпезариска маса, веќе после неколку дена ќе започнат да ги чувствуваат последиците. Првите знаци се болка во рамената и грбот, вратот и зглобовите.
За да работите ефикасно и со добар квалитет, редовно станувајте, истегнете се и прошетајте. Идеално би било да имате ергономска столица и биро што има доволно простор да го ставите вашиот компјутер, монитор (ако користите) и правилно да ги потпрете подлактиците.
Ако користите лаптоп, можеби ќе ви биде интересно што можете да работите од софа или од кревет. Немојте. Нема да помине долго време за да побарате помош од физијатар.
Обидете се дел од денот да работите стоејќи. Ќе бидете изненадени колку е пријатно тоа по краток период на навикнување. И топката може да помогне во одржување на тонусот на мускулите и правилното држење на телото додека седите.
Дисциплина
Ова е нешто што зависи од вас. Направете свој дневен план на работата и придржувајте се кон него. Станете наутро навреме, како да одите на работа, преслечете ги пижамите во удобна облека во која нема да се срамите одеднаш да се вклучите во видео конференција, поставете си пауза за ручек и работете сè до моментот до кој инаку би работеле и во канцеларија.
Дома има многу работи кои не се поврзани со работата кои што го привлекуваат нашето внимание, па потешко е подолго време да останеме фокусирани на работата отколку во канцеларија, па во овие услови, потребни се дополнителни напори и волја од сите од нас за да продолжиме да работиме ефикасно како досега.
И уште една работа. Кога сте сами дома, нема колеги околу вас кои со својот ентузијазам и енергија ќе ве „кренат“, повлечат и фокусираат. Вие самите сте извор на вашиот ентузијазам и генератор на вашата енергија. Бидете фокусирани, проактивни, обрнете внимание на колегите кои можат да бидат во „energy low“ фаза, понудете помош, убав збор, дури и почесто од тоа што го правите во канцеларија, учествувајте на конференциските повици со ентузијазам, затоа што енергијата создава енергија… и држете се до својот план .
